Fyrsta skrefið í 5S — og af hverju það er sársaukafullt

Í síðastu færslu kynnti ég 5S hugmyndafræðina — ein besta leiðin til að minnka sóun á vinnustöðum. Í dag fer ég nánar í fyrsta skrefið: Seiri — að flokka.
Þegar þið farið yfir vinnusvæðið, spyrið um hvern hlut:
— Er þetta nauðsynlegt?
— Veit ég hvað þetta er og hversu oft við notum það?
— Má henda þessu?
Persónulega þá finnst mér mjög gott að vera með körfur eða ílát tilbúin sem hægt er að setja í sem eru þá merkt þessum þremur flokkum en einnig er hægt að setja rauðan miða “Red Tag” á það sem þið eruð ekki viss með. Þá er hægt að gefa sér 4–8 vikur, og ef hluturinn hefur ekki verið notaður á þeim tíma er honum fargað, hann seldur eða gefinn. Hlutir sem einhver telur mikilvæga fara í “kannski fötuna” — en með tímaramma á eins og í red tagging. Að merkja með rauðum miða hentar á til dæmis stórar vélar eða hluti sem komast ekki í ílát.
Dæmi: Dekkjaskiptaverkstæði.
Á annatíma — þegar bílar bíða í röð — er ekki tíminn til að leita að verkfæri eða komast af því að eitthvað verkfæri er ónýtt. Ef vinnusvæðið hefur verið flokkað vandlega fyrirfram, þá er allt sem starfsmaðurinn þarf í nánd, og ekkert annað. Hraðinn eykst. Mistök minnka. Viðskiptavinurinn bíður skemur.
Sama hugmyndin gildir um framleiðslu, heilbrigðisþjónustu, skrifstofu — hvar sem fólk vinnur með hluti á vinnusvæði – meira segja í rafrænu umhverfi!
Að henda hlutum er oft erfiðasta skrefið. “Við munum nota þetta einhvern tímann” er klassíska setningin. Þess vegna þarf að útskýra vel af hverju þið eruð að gera þetta — og hlusta þegar starfsmenn útskýra mál sitt. Í versta falli er hægt að setja hlutinn í “kannski” og henda eftir 4-8 vikur ef hann hefur ekki verið notaður.
En þetta á ekki bara við fyrirtæki.
Ef þú ert á leið í útileigu í sumar — farðu yfir búnaðinn þinn áður en þú pakkar. Hvað er ónýtt? Hvað hefurðu aldrei notað? Hvað vantar? prófaðu þessa hugmyndafræði á útileigubúnaðnum eða bílskúrnum — og þú mætir á tjaldsvæðið með það sem virkar, ekki með það sem var bara til.